Antes de la facturación electrónica, ocurrían muchos inconvenientes con las facturas físicas. Estas solían mandarse dentro de los paquetes de la mercancía, al llegar a los almacenes muchas veces se perdían y era necesario pedir repuestos o copias certificadas, lo que traía como consecuencia pagos a destiempo, problemas de registros, cancelaciones y mucho papeleo. También tenían deterioro por distintos factores, se mojaban o se manchaban haciendo ilegible el contenido llevando a las mismas consecuencias que si se perdía.
Como usuario, la facturación electrónica, es mucho más cómoda, evita su pérdida ya que se pueden mantener en formato digital o bien imprimirse una o las veces que sea necesaria. Es mucho más fácil localizar una factura teniéndola electrónicamente, para cualquier aclaración y ayuda a mantener un control más efectivo. Se puede pedir a los proveedores que copien el envío de los archivos electrónicos a distintas personas, como a los encargados de compras y de finanzas, para tener siempre un respaldo de los mismos.
Enfrentarse a un sistema nuevo da la sensación de inseguridad, pero si tomamos en cuenta de que una factura física puede tener alteraciones o ser falsificada, la facturación manual es mucho más peligrosa que la facturación electrónica.
Una factura electrónica no sólo sale directo del contribuyente al proveedor de faturación electrónica para llegar en minutos a cliente, sino que también una presentación de lo que sería una factura impresa, lleva pegado el archivo XML, que es un archivo donde se mantiene la cadena de datos aportados por el SAT, que además son de fácil verificación para comprobar si es legítima, volviéndola mucho más segura.
En la web del SAT se ofrecen servicios de validación de esas cadenas, el cual se llama validador de forma y sintaxis de comprobantes fiscales. En cualquier momento se puede hacer esta validación, dando así la seguridad tanto al que emite la factura como al que recibe que su operación es legítima y valida.
También existe el CBBI, que es el verificador de las facturas donde se pueden validar las facturas teniendo simples datos como son:
- El número consecutivo.
- El RFC del emisor.
- Tipo de comprobante fiscal.
- La serie.
- El número de comprobante
- El número de aprobación.
Ambos verificadores son de fácil uso, disponibles para cualquier usuario, gratuitos y seguros.
Además si aunamos que al llegar las facturas de forma electrónica, como emisor de las mismas reducimos costos al evitar tener un mensajero que se dedique a llevar las facturas físicas y como empresa receptora evitamos el peligro de estar recibiendo gente extraña en todo momento en las instalaciones con el fin de que entreguen facturas.
La utilización de programas para facturación electrónica , trae muchas ventajas, no sólo en cuestión de seguridad que es la más importante, también implica la reducción de tiempos y costos.
Hoy día la meta es ser un negocio productivo, tomar como opción la facturación electrónica es una decisión inteligente y responsable, que a la larga se verá también reflejada de forma económica.
